Køge Kommune gennemgår hver måned dokumentation og medicinhåndtering og analyserer klager for at få et løbende billede af kvaliteten i ældreplejen. Hver enkelt klage håndteres med det samme og én gang årligt udarbejder kommunen en klagerapport

Det fortæller Miriam Ekström, leder af Sundhed, Uddannelse og Kvalitet i Køge Kommune.

"Vi har ikke haft nogen måde, vi kunne måle det på, ud over de rapporter, vi fik fra tilsynet," siger hun og peger på, at det har gjort det vanskeligt at følge med i, hvordan kvaliteten løbende har udviklet sig.

"Derfor måtte vi i Køge Kommune finde en brugbar metode og tilgang," forklarer hun.

Ifølge Miriam Ekström er det et område, som også andre kommuner kan have gavn af at arbejde mere systematisk med. Et stærkere datagrundlag gør det muligt at følge kvaliteten tættere i hverdagen – og reagere tidligere, hvis noget er ved at skride. Det giver et godt grundlag for datadrevet ledelse, mener hun.

Derfor har kommunen udviklet sin egen model til at følge kvaliteten tættere i hverdagen. Baggrunden er, at de faste, årlige tilsyn samtidig er blevet afløst af et mere risikobaseret ældretilsyn, hvor der kan gå flere år mellem besøgene.

Løbende målinger

I Køge har man taget udgangspunkt i det, man allerede vidste.

Gennem flere år havde tilsyn peget på udfordringer med dokumentation og medicinhåndtering. Men indsigterne kom med lange mellemrum.

Derfor har kommunen udviklet en model, hvor enhederne og kvalitetsenheden følger kvaliteten tættere i hverdagen.

Det sker gennem faste gennemgange af dokumentation og medicinprocesser, hvor medarbejdere vurderer, om kravene er opfyldt, ikke opfyldt eller ikke relevante. Gennemgangene bliver gennemført løbende i de enkelte enheder, typisk hver måned, og giver et mere aktuelt billede af, hvordan kvaliteten udvikler sig.

"På den måde kan vi tage temperaturen løbende og se, om det går fremad – eller om der er områder, hvor vi skal sætte ind," siger Miriam Ekström.

Resultaterne bliver omsat til konkrete handleplaner, hvor ledere og medarbejdere arbejder målrettet med de områder, hvor kvaliteten halter.

Det handler ifølge Miriam Ekström om at gøre kvalitetsarbejdet mere konkret og anvendeligt i hverdagen.

"Vi går ind og ser på, hvilke tiltag der er brug for, hvem der har ansvaret, og hvad det er for nogle resultater, vi gerne vil opnå. Så vi også kan følge op på, om det virker," siger hun.

Tematik over klager

Samtidig bruger kommunen klager som en mere systematisk kilde til viden. Hvor klager tidligere primært blev håndteret enkeltvis, samles de nu også i en årlig rapport, hvor de analyseres på tværs for at identificere mønstre.

Siden ældreloven trådte i kraft, er der særligt én tematik, der går igen i klagerne: forventningsafstemning.

"Mange borgere ved ikke nødvendigvis, hvad de kan forvente, når de opstarter hjælp fra kommunen. Det er noget af det, vi skal arbejde mere systematisk med," siger Miriam Ekström.

Også overgange – for eksempel fra hospital til kommune eller mellem forskellige tilbud – går igen som udfordringer.

Ved at samle data fra både gennemgange og klager får kommunen et mere samlet billede af, hvor kvaliteten er under pres. Og det gør det muligt at reagere tidligere.

"Ellers bliver det grundlag, man som leder reagerer på, skabt ud fra historier og fornemmelser. Ved at have et datagrundlag, kan det understøtte beslutninger og tiltag løbende og give mulighed for hurtigt at  ændre fokus, når der er behov for det," siger hun