Er systemet til at dokumentere sat op på den smarteste måde, og bruger medarbejderne det mest effektivt? De to forhold er områder, hvor ældredirektøren i Favrskov Kommune tænker, at der kan være potentielle optimeringsmuligheder i ældreplejen hos dem selv. Men også hos mange andre kommuner.

En analyse af medarbejdernes brug af omsorgssystemet EOJ viser nemlig, at der er stor forskel på, hvor lang tid den enkelte sosu-assistent bruger om dagen på at læse og dokumentere om borgerne. Ligesom der er forskel på sosu-hjælpernes forbrug og sygeplejerskernes.

“Enten er det tilfældigheder, ellers er det fordi, man gør tingene klogere et sted end et andet. For hvis man for eksempel bruger en halv time mere i et distrikt end et andet, så er der noget at hente,” siger Ulrik Johansen, direktør for Social og Sundhed i Favrskov Kommune. 

Analysen er lavet for Kommunernes Landsforening af PA Consulting og omfatter ni kommuner. Den viser, at der både er forskel internt i kommunerne inden for samme faggrupper, ligesom der er forskel mellem kommunerne.

“Vi har brugt resultaterne til at kigge på tværs af vores distrikter. For der er også en variation mellem vores distrikter. Det kan tyde på, at man har en forskellig adfærd på tværs af kommunen. Det er vi selvfølgelig interesseret i at kigge på, fordi vi gerne vil have så ensartet brug af det som muligt,” siger Ulrik Johansen.

Smartere opbygning af systemet

I Favrskov Kommune bruger sygeplejerskerne i gennemsnit 65 minutter på dokumentation. Det ligger i spændet fra ni minutter per dag til 105 minutter. For sosu-assistenterne er gennemsnittet 53 minutter med et interval fra 33 til 76 minutter. Og sosu-hjælperne ligger på 26 med et spænd på 12 til 37 minutter.

Kommunen vil også kigge nærmere på, om der er noget i opbygningen af systemet, som de kan gøre smartere. For der er også forskel mellem kommunernes tidsforbrug.

“Vi har selv sat systemet op, og der har vi måske ikke truffet alle de rigtige valg. For eksempel kan det være, at man kan komme ind i systemet på en smartere måde, så man ikke skal igennem syv skærmbilleder. Det vil vi kigge nærmere ned i sammen med andre kommuner,” siger Ulrik Johansen.

Og andre kommuner kan med fordel også kigge deres opsætning af systemet efter i sømmene, ligesom de kan undersøge, om der er forskel i brugen af omsorgssystemet på tværs af kommunen.

“I de kommuner, der har været med i analysen, har der været en stor spredning, så der er en stor sandsynlighed for, at der også er en stor spredning i de kommuner, der ikke har været med. Derfor kan de undersøge nærmere, om de har et potentiale for at optimere systemet og brugen af det,” siger direktøren i Favrskov Kommune.

Løser ikke rekrutteringsudfordringerne

Selv om der er forskel mellem medarbejdernes tidsforbrug er Ulrik Johansen positiv over, at gennemsnittet ligger relativt lavt. Undersøgelsen viser, at sygeplejerskerne i gennemsnit i de ni kommuner kun bruger 54 minutter på at skrive og læse dokumentation, sosu-assistenterne 38 minutter og sosu-hjælperne 16 minutter.

Undersøgelser i andre kommuner viser et tidsforbrug på omkring tre til fire timer på dokumentation, fortæller direktøren.

"Men det er undersøgelser, hvor man har spurgt medarbejderne om, hvor meget tid, de tror, de bruger på at dokumentere. Det, tror jeg, har været meget løsere undersøgelser. Så den her undersøgelse er en kæmpe mytedræber i forhold til, hvor meget tid medarbejderne bruger på dokumentation i forhold til på borgerne. Det er godt at få bekræftet, at de ikke bruger så meget tid bag skærmen," siger han.

Så selv om der er forbedringsmuligheder, så vil det ikke løse rekrutteringsproblemerne, pointerer Ulrik Johansen.

“Vi hører nationale politikere sige, at når bare vi får afbureaukratiseret, så har vi næsten løst rekrutteringsproblemerne. Det bliver afkræftet med den her undersøgelse,” pointerer Ulrik Johansen og fortsætter:

“Det er selvfølgelig ærgerligt, men omvendt er det en god viden at have, så vi ikke går rundt og tror, det er sådan. Når man er nede at bruge en time, så er det svært at se, at vi kan finde mange hele medarbejdere gennem mindre dokumentation,” siger han.

Ulrik Johansen hæfter sig også ved, at medarbejderne ifølge undersøgelsen i gennemsnit bruger mere tid på at læse end at skrive i systemet.

"Det vidner dels om, at medarbejderne faktisk bruger den dokumentation, som laves. Det er altså ikke ligegyldigt at dokumentere. Derudover viser det, at medarbejderne bruger tid på at sætte sig ind i borgernes forhold," siger Ulrik Johansen.