Partnerskab for bedre og mindre dokumentation i ældreplejen har netop præsenteret seks principper og fire anbefalinger, der skal gøre det lettere for medarbejdere at håndtere dokumentation – og dermed frigive mere tid til den borgernære omsorg.

De seks principper er tænkt som en vejledning og inspiration til kommuner, der ønsker at gennemgå og forenkle deres dokumentationskrav. Formålet er at skabe en mere enkel og ensartet praksis, der opleves som meningsfuld for medarbejderne og samtidig styrker kvaliteten i plejen.

Det fremgår af publikationen Principper og anbefalinger til bedre og mindre dokumentation i ældreplejen, som Ældreministeriet har udgivet. Materialet er udarbejdet af partnerskabet, der blev nedsat som led i ældrereformen i 2024, og skal kvalificere arbejdet med regeringens kommende strategi for udbredelse af velfærdsteknologi.

Ud over principperne har partnerskabet udarbejdet fire anbefalinger til en mere effektiv organisering af datadokumentation. Her tager man udgangspunkt i princippet automatisk først, der handler om at udnytte digitale løsninger og teknologiske muligheder, så dokumentationen i højere grad kan ske automatisk. Anbefalingerne skal samtidig danne grundlag for regeringens kommende strategi for udbredelse af velfærdsteknologi.

I dag opleves dokumentationskravene forskelligt på tværs af kommuner, og mange medarbejdere vurderer, at de er for omfattende, tidskrævende og ikke altid understøtter kvaliteten i plejen. Partnerskabets vision er derfor klar: Dokumentation i ældreplejen skal fremover være meningsfuld, effektiv og understøttet af gode arbejdsgange og digitale løsninger.

De seks principper for god dokumentation

Princip 1: Fjern lokale krav, der ikke er lovpligtige

Partnerskabet anbefaler, at kommuner systematisk rydder op i dokumentationskrav, som ikke er nødvendige for kvalitet, styring eller retssikkerhed. Det skal ske i tæt dialog med medarbejderne, der ofte bedst kan pege på overflødige rutiner og dobbeltdokumentation.

Princip 2: Indfør automatisk først

Hvor det er muligt og hensigtsmæssigt, bør teknologiske løsninger erstatte manuelle indtastninger. Automatisering med AI, for eksempel tale til tekst eller beslutningsstøtte, kan frigive tid og sikre mere ensartet dokumentation.

Princip 3: Del oplysninger effektivt på tværs

Dokumentationen skal støtte det tværfaglige samarbejde og give sammenhæng i borgerforløb. Derfor skal relevante oplysninger deles effektivt på tværs af fagligheder og sektorer, så medarbejdere undgår dobbeltdokumentation og får bedre sammenhæng i borgerforløb.

Princip 4: Dokumentér med borgerne

Når medarbejderne inddrager borgerne direkte i dokumentationen, øger det borgernes tryghed, oplevelse af værdighed og mulighed for at korrigere misforståelser. Samtidig kan det styrke kvaliteten og effektiviteten i dokumentationen.

Princip 5: Dokumentér kun ved afvigelser og ændringer

Overdokumentation skal undgås. Partnerskabet anbefaler, at det kun er ændringer eller afvigelser fra det planlagte, der registreres. Det kræver, at lederne tydeliggør, at det kun er afvigelser, der skal dokumenteres, og udviser tillid til medarbejdernes faglighed.

Princip 6: Hav et kontinuerligt ledelsesmæssigt fokus

En kulturændring i dokumentationspraksis kræver vedvarende ledelsesmæssig opmærksomhed. Ledelsen skal løbende følge op, skabe klarhed over formålene med dokumentationen og understøtte medarbejdernes omstilling. Det skal føles meningsfuldt for medarbejderen at dokumentere.

De fire anbefalinger til omstilling af datadokumentation

Ud over principperne fremlægger partnerskabet fire anbefalinger, der skal sikre en mere automatiseret og effektiv dokumentationspraksis:

Anbefaling 1: Gør det nemt at dokumentere på tværs af sproglige forskelle

Dokumentationen skal være let at udføre og forstå – også for medarbejdere med sprogvanskeligheder eller forskellig faglig baggrund. Det kræver blandt andet, at EOJ-systemer hjælper med at placere dokumentationen korrekt, og at nøgledata registreres konsekvent og automatisk.

Anbefaling 2: Integrér teknologier i EOJ-systemet

Mange sensorer og digitale værktøjer genererer data, der kan bruges i plejen. Partnerskabet anbefaler, at disse registreringsteknologier kan integreres direkte i EOJ-systemet og understøtte automatisk beslutningsstøtte, så medarbejdere får konkrete handlingsforslag i deres daglige arbejde.

Anbefaling 3: Investér i automatiseringsprojekter med dokumenteret effekt

Automatisering skal ikke være et mål i sig selv, men skal give værdi i form af bedre kvalitet, tidsbesparelse eller forbedret arbejdsmiljø. Kommuner opfordres til at investere i projekter med dokumenterede resultater og dele erfaringerne med andre kommuner.

Anbefaling 4: Skab et klart juridisk grundlag for automatisering

Usikkerhed om reglerne for databeskyttelse og sektorlovgivning hæmmer i dag brugen af nye teknologier. Partnerskabet anbefaler, at der etableres et klart, teknologineutralt lovgrundlag, så kommuner trygt kan tage automatisering i brug på tværs af landet.