Af Gitte Østergaard, adm. direktør Ældre og Handicap i Odense Kommune

Det er ingen hemmelighed, at vi i kommunerne i årevis har talt om afbureaukratisering. Så meget, at vi i 6-by-samarbejdet i starten af 2023 ligefrem var i stand til at ’forære’ regeringen et helt katalog med forslag til, hvordan staten kan være med til at begrænse bureaukratiet i kommunerne med henblik på at frigive medarbejdertimer til mere nærvær til borgerne.

Men nu er spørgsmålet så: Hvad kan vi selv gøre, mens vi venter på regeringens initiativer til at øge frihedsgraden i kommunerne?

Frisættelsen af ældreområdet er jo nemlig noget, vi alle sammen ønsker – og som vi alle sammen også ønsker at arbejde for. Vi vil alle sammen gerne være med til at gøre hverdagen nemmere og mere smidig for vores medarbejdere. Vi vil gerne sikre mere tid og dermed mere omsorg til borgerne. Og vi vil gerne, ikke mindst, have meget mindre bøvl og meget mere mening i hverdagen.

Velkendte, ærlige og overraskende

I Odense har vi bl.a. brugt ventetiden på, helt åbent og nysgerrigt, at spørge medarbejderne på 11 udvalgte arbejdspladser på ældreområdet, hvad det er, der irriterer og bøvler allermest i deres hverdag, og hvilke regler og rutiner de allerhelst vil have fjernet fra hverdagen med henblik på at få en mere smidig arbejdsdag. Og svarene var mange. Hele 457 bøvle-emner bød medarbejderne ind med, og emnerne var både velkendte, ærlige og overraskende.

Velkendte fordi ’gamle travere’ som fordeling af opgaver imellem faggrupper, dokumentation og dobbeltdokumentation, stadig fylder alt for meget i hverdagen og skaber stor frustration hos medarbejderne.

Ærlige fordi medarbejderne ikke bare kiggede udad, men også indad og bl.a. erkendte, at noget af hverdagens bøvl opstår, fordi de ikke overholder de aftaler, de laver med hinanden som kolleger – som f.eks. at tømme opvaskemaskinen og holde orden i bilerne.

Overraskende fordi det også viste sig, at det bøvl, medarbejderne pegede på, ikke nødvendigvis skyldes regler, der skal fjernes for at optimere hverdagen, men derimod er noget, der kræver en bedre forankring – eller måske en forandring.

Afbureaukratisering handler om andet end regelafskaffelse

Som direktør havde jeg forestillet mig, at vores proces med ’mindre bøvl, mere mening’ ville resultere i en liste med en masse regler, som jeg, sammen med vores politikere, ’bare’ skulle fjerne for at gøre hverdagen nemmere for medarbejderne på ældreområdet.

Men den virkelighed, som medarbejderne selv pegede på, var altså en anden. Og den viste, at afbureaukratisering er et bredt emne, der handler om meget andet og meget mere end bare at afskaffe regler og skære ned på administration.

Afbureaukratisering handler også om at vise retning. Om at forandre, forankre og følge tingene til dørs. Om kompetenceudvikling, kommunikation, ærlighed og inddragelse. Og sidst, men ikke mindst, handler afbureaukratisering i høj grad om at styrke meningen i arbejdet på en række vigtige områder, der går på tværs af arbejdspladser og fagligheder som f.eks. uddelegering af opgaver, visitation, dokumentation, trivsel, tværfagligt samarbejde, arbejdsmiljø mm.

Afbureaukratisering handler altså med andre ord primært om at skabe mere mening og mindre bøvl - og ikke kun om at afskaffe regler. Og her har vi i kommunerne en klar opgave i at imødekomme dette og samtidig forstå, at for medarbejderne er det ikke altid afskaffelsen af en regel, der kan gøre hverdagen bedre.

Kun et nationalt dokumentationssystem tak

Hertil kommer, at det er min klare overbevisning, at et kæmpe kvantespring ind i afbureaukratisering ville være at få udviklet ét nationalt dokumentationssystem, der kunne samle, forenkle og muliggøre et bedre samarbejde internt i kommunerne, imellem kommunerne og på tværs af sektorer.

Lad os komme væk fra de mange forskellige udgaver af f.eks. Nexus, dobbeltdokumentation, lukkede snitflader imellem kommunerne og regionerne og ikke mindst eksklusion af relevante faggrupper.

Et fælles nationalt dokumentationssystem, på tværs af kommuner og regioner, vil i høj grad tale ind i medarbejdernes ønske om mindre bøvl og mere mening i hverdagen. Og det vil derfor ikke bare lette arbejdet for både kommunale og regionale medarbejdere på ældre- og sundhedsområdet – det vil også i høj grad højne trygheden for borgerne.

Nogle vil måske mene, at jeg er blevet helt skør, når de hører mig sige de her ting. Det er jeg imidlertid ikke, for jeg kan jo se, det er muligt. Se blot på indsatserne på TeleKOL-området.

Så, hvad venter vi egentlig på?